Как вести кадровое делопроизводство?

Независимо вида деятельности и размеров своей компании вам нужно позаботиться об учете персонала. Это касается даже предпринимателей, работающих индивидуально и имеющих всего одного штатного работника. Кадровое делопроизводство входит в перечень главных обязанностей. Контролирующие инстанции строго контролируют правильность оформления документации и учета сотрудников. Иногда у сотрудников возникают претензии к руководству, причем это касается не только крупных корпораций, но и маленьких фирм.

Во избежание неприятностей нужно вести постоянный и комплексный учет персонала, а подробности об этом можно найти в этой статье. Учет персонала включает все составляющие кадрового делопроизводства, а именно:

• отражение определенных бумаг в регистрах;
• постоянное оформление документации;
• внутрифирменные ротации сотрудников.

Также сюда входит расчет и начисление зарплаты, учет отработанного служащими времени и некоторые другие вещи.

Как правильно организовать работу с кадрами?

Учет персонала – это ответственный и трудоемкий процесс. Обычно для этого требуется независимое внутрифирменное подразделение, занимающееся персоналом и кадровым делопроизводством. Компетентность отдела кадров должна быть на высоте, то есть они должны разбираться в следующих вопросах:

• гражданско-правовые и трудовые нормы, которые регламентированы кадровым делопроизводством;
• трудовое и налоговое право;
• особенности оформления документов строгой отчетности;
• миграционные законы и нормы, необходимые для кадрового учета.

Правилами также предписано составление документации так, чтобы ее можно было по требованию предоставить в пенсионный фонд или ФНС.

Основная документация

В список документов, с которыми работают специалисты при кадровом делопроизводстве, входят:

• графики отпусков с обозначением дней;
• штатное расписание по всему персоналу;
• регистр контроля трудовых книжек;
• работа с трудовыми договорами и приказами.

При ведении кадрового делопроизводства все это должно обязательно учитываться. Штрафы очень существенные, поэтому лучше не допускать их оформления. Во избежание штрафных санкций нужно восстанавливать учет по персоналу, а штатных сотрудников компании для этого будет недостаточно.

В данном случае лучше привлекать сторонних специалистов – работников консалтинговых компаний. У них есть необходимый для кадрового делопроизводства опыт и они заполняют все пробелы, приводя документацию в соответствие с законодательством.